Sous l’autorité du Directeur Technique, vous aurez pour mission d’assister la Direction Technique en assurant une préparation et un suivi rigoureux des dossiers techniques (DCE, signature des dossiers Marché), permettant le respect des délais et des règlementations aux différentes étapes de l’opération du montage de l’opération à la passation des marchés de travaux.

 A ce titre, vous aurez en charge les missions suivantes :

Suivi technique des dossiers en phase étude :

Préparation des Dossiers de Consultation des Entreprises :

Vous intervenez en amont, en collaboration avec le Directeur Etudes et les Responsables Techniques en charge de l’opération pour la préparation du DCE :

• Préparer et envoyer les mails de lancement des appels d’offres 
• Elaborer un tableau avec la liste des entreprises qui sont amenées à être consultées
• S’assurer que le délai de réponse soit respecté
• Suivre les retours des réponses aux AO 
• Relancer les entreprises si nécessaire 

 Préparation des Dossiers Marchés :

Vous assistez le Directeur des Etudes et les Responsables Techniques Etudes pour la préparation des Dossiers Marchés :

• ­Vérification de la conformité des pièces constituant les dossiers d’appels d’offre
• ­Préparation des dossiers administratifs des entreprises en regroupant l’ensemble des pièces administratives (Lettre « Marché », liste des pièces marché, ordre de Service n°1, additif, les éventuels annexes)

Vérification de la situation financière des entreprises :  

Lancement des enquêtes financières afin de vérifier la situation financière des entreprises désignées.

Organisation des signatures Marchés :

Lancement des procédures de validation par la chaîne opérationnelle puis mise en place de la signature par les parties (MOA, MOE, Entreprises) depuis une plateforme de signature électronique.

• Transmission des dossiers marchés signés aux opérationnels en charge de l’opération.
• Mise à jour du tableau de suivi de signatures marchés

 Assistanat / secrétariat
 

Vous aurez pour missions d’assister l'équipe au quotidien : 

• ­­Centraliser les appels téléphoniques et prise de messages 
• ­Gestion et traitement du courrier entrant et sortant 
• ­Tenue des différents tableaux de suivi de l’équipe
• ­Tenue d’un tableau de bord des intervenants techniques 
• ­Gestion des commandes de fournitures de bureaux dans le respect du budget alloué
• ­ Gestion des agendas (prises de rendez-vous, organisation de réunions, réservation de salles, organisation des déplacements etc…) 
• ­ Gestion des contacts
• ­ Classement des dossiers

De formation niveau bac+2/3, vous disposez d'une expérience reconnue de 3/5 ans minimum dans un service technique.

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens du relationnel et du travail en équipe. Vous faites preuve d’autonomie, de curiosité, de réactivité et d’organisation afin de gérer les urgences. Enfin, vous disposez d’un vif intérêt pour un poste polyvalent.