Afin d’accompagner notre Directeur Général dans la réalisation de ses missions, nous recrutons un(e) Assistant(e) de Direction pour assurer l’organisation et la gestion administrative de son activité.

Descriptif des tâches :

• Assurer la gestion/mise à jour de l’agenda du Directeur Général : Planification des rendez-vous, réservation des salles, organisation des CODIR, des réunions du Comité Support et du Comité Stratégique, ainsi que des réunions avec les associations professionnelles (GIFEN/SFEN/…), et groupes de travail ;
• Organisation et gestion des déplacements du Directeur Général, de la Directrice Stratégie, du Directeur NUVIATech Instruments & Healthcare et du Directeur Développement Commercial NUVIA Healthcare.  Réservation des modes de transports et taxis.
• Gestion des notes de frais du DG.
• Reportings mensuels d’activité ;
• Suivi et validation des factures en lien avec le service Comptabilité ;
• Coordination avec les Assistantes des directions de filiale pour organiser les réunions ;
• Réception et gestion du courrier ;
• Réponse aux appels téléphoniques ;
• Réponse aux mails de demande d’informations et de rendez-vous ;
• Accueil des visiteurs et invités.

Ce poste en CDI est à pourvoir au plus tôt, et sera basé à notre Siège situé à RUEIL-MALMAISON (92).

Idéalement natif(ve) d’un pays anglosaxon ou ayant vécu à l’étranger, vous justifiez d’une expérience significative en Assistanat de Direction, dans un environnement international.

Vous savez travailler dans l’urgence et gérer les priorités.

Vous disposez de capacités rédactionnelles, et avez le sens du service et de l’anticipation.

Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint et Outlook).

La maitrise de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral, est indispensable pour la réussite des missions évoquées.

Une expérience dans la gestion des déplacements ou des mobilités à l’international (de courtes ou moyennes durées) englobant les problématiques de visas, autorisations de travail, etc. serait un atout supplémentaire.