Rattaché(e) à notre Responsable d’Affaires, vous veillez au bon fonctionnement opérationnel du site et à la qualité du service délivré aux utilisateurs, dans un environnement hautement exigeant en matière de confort, de sécurité et de réactivité.

Pour cela, vos missions consisteront à  :

1. Organisation / gestion du site et relation client :

• Gérer le planning d’occupation du site et coordonner les différents intervenants.
• Préparer les espaces pour les rendez-vous, réunions et événements internes (logistique, prestations, confort).
• Piloter l’organisation des événements : recueil des besoins, coordination des prestataires, respect des consignes de sécurité et des standards de qualité.
• Préparer les séjours (logistique, réservations, accueil).
• Maintenir les espaces non occupés en parfait état et toujours prêts à l’usage.
• Assurer l’accueil des visiteurs et partenaires en l’absence des équipes business, en garantissant un service attentionné et professionnel.

2. Entretien, maintenance et sécurité :

• Superviser la propreté, la maintenance et la sécurité du site à travers des contrôles réguliers.
• Garantir la conformité réglementaire aux normes HSE et aux procédures SHE&S.
• Organiser, planifier et suivre les interventions techniques, y compris les travaux hors contrat.
• Rédiger et tenir à jour les plans de prévention et permis de travail.

3. Coordination et pilotage opérationnel

• Assurer la coordination quotidienne avec les équipes basées à Paris pour une communication fluide et réactive.
• Superviser les prestataires et garantir la qualité des prestations fournies.
• Suivre les indicateurs de performance et mettre en place des actions correctives adaptées.
• Être en veille proactive et à l’écoute des besoins des utilisateurs ainsi que des évolutions du site afin d’anticiper les ajustements nécessaires.
  Identifier et déployer des axes d’amélioration continue et des solutions innovantes.
• Anticiper les besoins pour assurer la continuité de service et la satisfaction des utilisateurs.
• Piloter la gestion des déchets et anticiper les risques liés aux conditions climatiques.

4. Pilotage des prestataires et suivi administratif

• Gérer les contrats de sous-traitance et établir le calendrier d’entretien.
• Contrôler la qualité des prestations et rédiger des comptes rendus réguliers.
• Effectuer les relevés de consommation et analyser les anomalies détectées.
• Mettre à jour le dossier technique et d’entretien du site (plans, DOE, garanties, rapports).
• Gérer les stocks (nourriture, boissons, produits d’entretien, papeterie) avec rigueur et anticipation.

1. Compétences techniques (Hard Skills) :

• Planification & coordination logistique : gestion des plannings, prestataires, contrats.
• Organisation d’événements : coordination logistique et prestataires.
• Maintenance de 1er niveau : petites réparations et suivi des interventions.
• Normes HSE & conformité : sécurité, hygiène, gestion des déchets.
  Bonne connaissance des équipements techniques et de leur mise en sécurité (extincteurs, tableaux électriques, baies informatiques, etc.).
• Stocks & approvisionnements : règles de stockage, inventaires.
• Outils bureautiques & reporting : maîtrise des logiciels et ticketing.
• Anglais professionnel : échanges avec interlocuteurs internationaux.

2. Qualités personnelles (Soft Skills) :

• Sens du service et excellent relationnel.
• Organisation, autonomie et fiabilité.
• Adaptabilité & réactivité face aux imprévus.
• Esprit d’équipe et communication fluide.
• Présentation professionnelle et posture exemplaire.