VINCI Facilities, filiale de VINCI Energies, est spécialisée dans le Facilities Management. Notre mission consiste à prendre soin des bâtiments, de leurs occupants et de l’environnement tout en optimisant les coûts et la qualité. Dans le cadre du développement de son activité et éveloppement sur la région toulousaine, VINCI Facilities Midi-Pyrénées IDEA recherche :

                                 Un.e Assistante d’exploitation

Rattaché(e) au Responsable d’Affaires, vous serez en relation directe avec l’équipe technique sur site,

👉 Vos missions :

Votre responsabilité consiste à prendre en charge toutes les tâches administratives du site :

• Gestion des demandes d’accès auprès du service de sûreté (badge, fiche de visites, dossier de confidentialité, …),
• Traiter les demandes d’intervention urgentes (communication auprès du services concernés, création de la DS correctives, suivi, …),
• Dispatching des Demandes de Services aux équipes concernées via la GMAO,
• Réalisation des pointages de l’équipe,
• Gestion, création et suivi des commandes fournisseurs et sous-traitants,
• Suivi des formations et habilitations du personnel site (Fret Aerien, ESD, intérimaires, passeport Sécurité, …)
• Suivi des Plans de prévention auprès des équipes,
• Suivi des contrats de sous traitance,
• Aide à l'organisation d'animations sur le site en fonction des besoins,
• Interface client : demande de création de compte pour la GMAO, création des DS Correctives suite aux appels téléphoniques, …
• Création, mise à jour de documents administratifs et procédures sites,
• Réservation de salles de réunions,
• Archivage documents,
• Etablissement de compte-rendu de réunions,

Votre profil : 

🎓 De formation BTS d’assistant.e de direction, DUT GEA (Gestion des Entreprises et des Administrations), vous disposez de compétences administratives, qualités relationnelles et d’écoute.

💼 Avoir une expérience significative d’au moins 2 ans sur le même poste.

💻 Vous utiliserez les outils informatiques du site et connaissez les outils bureautiques. Vous avez également la capacité de répondre aux demandes et d'orienter efficacement les interlocuteurs par téléphone.

✨ Vous êtes motivé.e, curieux.se, force de proposition avec une bonne capacité d’adaptation, vous avez le sens du relationnel, vous êtes rigoureux/se et organisé(e) ?

Travail sur sites avec accès soumis au contrôle primaire

Ton esprit d’équipe et ton sens de l’écoute te permettront de mener à bien tes missions

Nous serons ravis de t’accueillir !

Si à toutes ces questions tu as répondu « OUI », n’hésite plus et rejoins-nous !