Rattaché(e) au Responsable d'Affaires basé à Paris, vos missions consisteront à  :

Gestion des évènements :

• Être le(a) référent(e) opérationnel(le) pour la bonne tenue des évènements sur site : définition des expressions de besoin - force de proposition et planification des évènements
• Assurer la logistique et le pilotage des prestataires de services pour les évènements
• Contrôler les salles de réunions et mises en places F&B (des petits déjeuners, déjeuners, coktails)
• Être le(a) référent(en cas de demande de prestataires extérieur: contact direct, réalisation des devis, validation auprès du client
• Contrôler les inventaires et commandes des consommables liés aux événements et réception VIP
• Piloter le prestataire F&B ( mise en place d'un référencement, séléction des prestataires pour assurer la prestation, passage commande, suivi des commandes, suivi facturation)
• Être responsable de la mise à jour de la procédure "Evènements"

Relation client :

• Être responsable de la mise à jour des procédures de réception VIP et les appliquer
• Tenir à jour le cardex invités
• Anticiper et connaître les spécificités des invités avant leur arrivée.
• Piloter le briefing hebdomadaire avec l'HM site et/ou l'HM adjoint
• Créer et suivre les DI en cas d'anomalies technique, propreté, espace vert… dans les espace de réception VIP
• Être en relation quotidienne avec les directions commerciales et les assistantes de Direction Générale

Gestion des réservations

• Assurer la prise de réservation de la VB
• Validation des demandes de réservations, envois du formulaire pour garantir la réservation
• Assurer le suivi des réservation en mettant à jour le canal teams/calendrier/tableau de reporting
• Communiquer au HM VB et le/la responsable des réservations usine et champs les informations nécessaire au bon déroulé de l'évènement
• Assurer la relance des réservation en option à une semaine de la date de l'évènement
• Assurer la communication des réservations ayant des conflit auprès du comité de validation pour arbitrage
• Assurer la continuité de prestation en communiquant les informations à l'HM site et l'alternant
• Réaliser un reporting avec les datas des réservations qui sera intégré au COPIL mensuel

Accompagnement des occupants :

• Réaliser les accueils personnalisés des nouveaux occupants du client : Welcome Pack, visite de site, remise du badge nominatif
• Transmettre toutes les informations utiles : heures d'ouverture du site, services immeuble, services du client
• Transmettre les informations sécurité : point de rassemblement, procédures d'évacuation, numéros d'urgence…
• Réaliser les enquêtes de satisfaction intégration, analyse des données et intégration au reporting HM

Sécurité

• Contrôler le bon respect de ses équipes et partenaires des règlements de sécurité et des consignes données par le clientes.

1. Compétences techniques (Hard Skills)

• Gestion événementielle : planification, coordination logistique, rédaction des besoins, suivi des prestataires.
• Outils bureautiques & collaboratifs : maîtrise de Teams, Outlook, Excel, outils de reporting.
• Suivi budgétaire : gestion des devis, commandes, facturation.
• Procédures & normes : rédaction et mise à jour de procédures (événements, réception VIP).
• Relation client : gestion du cardex, anticipation des besoins, communication fluide avec les directions.
• Réservations : validation, suivi, reporting, arbitrage des conflits de planning.
• Sécurité : application des consignes, contrôle du respect des règles par les équipes et prestataires.
• Analyse de données : enquêtes de satisfaction, reporting mensuel.

2. Qualités personnelles (Soft Skills)

• Sens du service et excellent relationnel.
• Organisation, autonomie et fiabilité.
• Adaptabilité & réactivité face aux imprévus.
• Esprit d’équipe et communication fluide.
• Présentation professionnelle et posture exemplaire.