Soletanche Bachy est le leader mondial des fondations et technologies du sol. Nous proposons l’offre géotechnique la plus complète du marché : fondations profondes, confortement, coupures étanches et traitement de sol, soutènements, génie civil, amélioration de sol et tunnels.
Business Unit de notre filiale Balineau, Bachy Balineau opère sur la zone Antilles Guyane dans le secteur particulier des travaux spéciaux et des ouvrages maritimes et fluviaux en combinant localement tous les moyens et compétences de la palette Soletanche Bachy.
Intervenant aussi bien sur des marchés publics que privés, Bachy Balineau réalise une vingtaine de chantiers par an sur la zone Antilles Guyane. Elle dispose d’une agence en Martinique et en Guadeloupe et structure sa présence en Guyane où les équipes interviennent pour l’instant depuis les Antilles, projet par projet.
Nous recherchons pour l’équipe Bachy Balineau Antilles Guyane (environ 30 personnes) une assistante de Direction pour venir en renfort puis remplacer à son départ en retraite la titulaire actuelle.
Vos missions
- Secrétariat général
o Prise en charge et orientation des appels téléphonique après filtrage ou transmission des messages aux intéressés
o Accueil physique des visiteurs et clients dans l’entreprise
o Responsable des courriers reçus et émis par l’entreprise
o Rédaction de courrier, enregistrement numérique
o Classement interne papier et numérique
o Organisation d’événement divers
o Gestion des déplacements du personnel (billets d’avion, hôtel, logement, véhicule)
o Nombreux contacts externes et internes pour ce poste qui « fait le lien » parmi des équipes multisites et en déplacement pour le personnel chantier
o Organisation des réunions, évènements et envoie des convocations.
- Secrétariat commercial
o Veille et téléchargement des dossiers de consultation en lien avec les commerciaux
o Vérification de la validité des documents officiels pour l’établissement des actes de candidatures et offres
o Rassemblement des pièces nécessaires à la constitution des réponses à des appels d’offre et dépôt sur les plateformes dédiées
o Veille attentive aux délais afin que nos offres soient complètes et déposées dans les temps
o Suivi et enregistrement des références travaux et qualifications
o Saisie des affaires dans l’application CRM de l’entreprise (Salesforce)
o Tenue du carnet d’adresses
- Secrétariat d’exploitation
o Gestion des DICT
o Préparation et suivi des demandes d’agréments, contrats, actes spéciaux
o Demande des cautions bancaires et mains levées ;suivi rigoureux permettant de libérer les cautions dès que cela est possible
o Courrier auprès des clients pour la facturation et relances associées
o Classement des pièces relatives aux chantiers
Titulaire d’un bac+2, vous avez au moins 5 à 8 ans d’expérience d’un secrétariat administratif exigent en matière de rigueur et tenue des échéances.
À l’aise en bureautique, vous rédigez en autonomie des courriers normés, utilisez des tableaux de suivi sur Excel, assurez la transmission des informations en interne et externe, maitrisez des compétences administratives et en communication.
L’alimentation de bases de données ou outil de classement numérique vous est familière.