Qui sommes-nous ?

Intégrée au réseau VINCI Energies, VINCI Facilities Industrie Aquitaine est spécialisée dans la maintenance multitechnique et le Facility Management de bâtiments tertiaires et industriels. 
Notre vocation : « prendre soin des bâtiments, des occupants et de l’environnement ».

Nos équipes interviennent pour accompagner nos clients dans l’exploitation et la performance de leurs installations techniques (climatisation, ventilation, chauffage, équipements électriques, vidéosurveillance…) et la gestion de leurs services.

Nous recherchons un(e) Assistant.e d’exploitation (F/H) basé.e sur un site client à Mérignac en CDI.

Sous la supervision du Responsable d’Affaires, votre principale mission consistera à assurer la coordination opérationnelle et administrative des interventions techniques, afin de garantir une organisation optimale, un suivi rigoureux des activités et une satisfaction client irréprochable.

 Vos missions : 

1. Coordonner l'activité technique

• Planifier, coordonner et optimiser l'activité de l'ensemble des techniciens en veillant à optimiser les ressources et la réactivité
• Assurer la planification des opérations de maintenance préventive, corrective et des contrôles réglementaires.
• Assurer le suivi quotidien des interventions et la mise à jour des différents outils et plateformes de gestion.
• Alerter en cas de dérive sur l'exécution des contrôles réglementaires et le respect des échéances associées.
• Alerter en cas d'inadéquation entre la charge d'activité, les ressources disponibles et les priorités opérationnelles.
• Être l'interlocuteur référent du client pour le suivi opérationnel des interventions et garantir une communication fluide et réactive.
• Participer aux réunions de suivi avec les clients et les équipes opérationnelles.

2. Contribuer au reporting d'exploitation

• Assurer un rôle de "tour de contrôle" de l'activité en garantissant la visibilité et le suivi de l'ensemble des actions de maintenance, contrôles réglementaires et interventions correctives.
• Garantir la traçabilité documentaire des interventions, rapports, contrôles et actions réalisées.
• Veiller au suivi des réserves et observations réglementaires et coordonner leur levée en lien avec les Responsables d'Affaires, managers et équipes techniques.
• S'assurer de la réalisation des actions préventives, correctives et réglementaires dans le respect des engagements de qualité et de délai.
• Préparer et consolider les indicateurs de performance de l'activité.
• Élaborer les supports de pilotage et participer aux instances de suivi d'exploitation (COPIL, RMA, revues de performance, reportings clients).
• Contribuer à l'amélioration continue des processus de planification, de suivi et de reporting.
• Participer aux audits clients et réglementaires et assurer le suivi des plans d'actions associés.
• Produire les reportings nécessaires au pilotage de l'activité et à l'atteinte des objectifs contractuels.

Profil recherché :

• Vous êtes issu.e d’une formation BAC+2 du type BTS Gestion de la PME, Assistant de Manager, Support à l’action managériale, ou toute formation équivalente orientée gestion, planification, organisation ou support opérationnel.
• Une maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et une aisance avec les logiciels de gestion (GMAO, ERP, plateformes internes…) est nécessaire.
• Vous avez déjà exercée une fonction similaire précédemment.

Vous êtes …

• Vous êtes reconnu(e) pour votre sens aigu de l’organisation, votre rigueur et votre fiabilité, qui vous permettent de garder une vision claire même lors des périodes d’activité intense.
• Autonome et doté(e) d’un excellent sens des priorités, vous savez gérer plusieurs demandes simultanément, résoudre les imprévus et accompagner aussi bien les missions administratives qu’opérationnelles.
• Votre excellent relationnel, votre sens du service et votre esprit d’équipe font de vous un(e) interlocuteur(trice) apprécié(e), capable de communiquer facilement avec différents publics.
• Polyvalent(e), motivé(e) et désireux(se) d’apprendre, vous évoluez avec aisance dans un environnement dynamique et exigeant, auquel vous contribuez par votre professionnalisme et votre attitude positive.

Ce que nous vous proposons : 

• Statut ETAM
• Rémunération selon profil sur 13 mois 
• Plan d'épargne Groupe
• Participation - intéressement 
• 37H hebdomadaires – RTT