Rejoindre Vinci Facilities, c’est intégrer une entreprise qui prend soin des bâtiments, des occupants et de l’environnement, tout en valorisant le bien‑être et la performance durable.
Grâce à son expertise en facility management et maintenance multitechnique, Vinci Facilities crée des espaces de travail confortables, performants et adaptés aux nouveaux usages.
Avec un réseau solide et des équipes engagées, l’entreprise accompagne chaque client avec proximité, innovation et esprit de service.

Localité : Neuilly Plaisance (93)

🎯 À propos du poste

Dans le cadre du développement de notre activité, nous recherchons une Assistante Administrative afin de soutenir le fonctionnement quotidien de l’agence et d’accompagner les équipes opérationnelles.

Au cœur de l’organisation, vous assurez un rôle essentiel dans la gestion administrative, la coordination interne et le suivi des dossiers.

📝 Vos missions

Vous interviendrez notamment sur les missions suivantes :

1. Administration générale

• Accueil téléphonique et physique
• Gestion du courrier entrant et sortant
• Classement, archivage, mise à jour des documents internes
• Suivi des fournitures et commandes courantes
• Suivi de la flotte automobile et téléphonie
• Suivi et création des contrats de sous-traitance
• Gestion de tableaux de bord simples

2. Support aux équipes opérationnelles

• Mise à jour des dossiers clients
• Préparation et suivi de documents administratifs
• Aide à la planification ou aux interventions (selon organisation de l’agence)
• Enregistrement de données dans nos outils internes
• Organisation des réunions, séminaires et évènements clients
• Être l'appui du Chef d'entreprise sur missions administratives

3. Support RH (si applicable)

• Préparation des dossiers d’intégration
• Suivi du plan de formation (formations règlementaires à l'activité)
• Suivi administratif des absences, visites médicales
• Gestion de certains éléments de planning ou pointages

🔎 Profil recherché

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et autonome
Idéalement avoir travaillé dans une organisation TPE/PME
Vous avez un excellent sens du service et appréciez le travail en équipe
Maîtrise du Pack Office indispensable et à l'aise avec les outils digitaux 
Adaptable à l'utilisation d'outils interne
Une première expérience en assistanat ou administration est un plus (y compris en alternance)