Administratif et finance : 

• Gestion de la flotte automobile comprenant : les assurances, l’organisation entre les collaborateurs, les leasings, le suivi des cartes essences, l’entretien des véhicules, les sinistres.
• Réservations des véhicules, hôtels, trains, avions, restaurants, traiteurs, salles de réceptions/événements. 
• Rédaction de Requisition Order, Purchase Order et suivi des livraisons, ainsi que le maintien des tableaux recensant tous les documents d'achat.
• Rédaction de procédures internes et externes.
• Gestion de l’Informatique : Inventaire des ordinateurs, inventaire des téléphones, commande de matériel, interactions avec les fournisseurs, mastérisation des ordinateurs
• Préparation des comptes utilisateurs pour les nouveaux arrivants et de la clôture des comptes pour les départs
• Réinitialisation des téléphones, changement SIM, ajustements avec l’opérateur
• Gestion des systèmes d’accès et d’alarmes de l’agence : paramétrage cartes pour les collaborateurs, actualisation des changements, échange avec le locateur pour paramétrer les puces électroniques, création de codes d’alarmes.

Ressources humaines :

• Préparation à l’onboarding des nouveaux collaborateurs avec : gestion du fonctionnement informatique, préparation téléphone, préparation des goodies.
• Préparation à l’offboarding des collaborateurs qui s’en vont : réquisition des appareils IT, mastérisation, réinitialisations, actualisation des tableaux sur le Sharepoint et SIRH.
• Organisation et coordination d’événements saisonniers avec le service RH tels que repas, sorties, soirée de Noël, formations…

Communication : 

• Rédaction de communications internes pour les collaborateurs : événements, nouvelles procédures, démarches à entreprendre, nouveaux arrivants, départs, deadlines.
• Création de contenu imagés/design pour les plateformes SIRH, LinkedIn et le site internet Janin Atlas.
• Rédaction de la Newsletter comprenant une dizaine de sujets et une dizaine de collaborateurs à interviewer/sonder pour obtenir les informations et effectuer en binôme toute la mise en page et la rédaction chaque deux mois
• Gestion des pages LinkedIn.

Réception :

• Accueil des visiteurs et des employés.
• Gestion du courrier et des colis, entrant et sortant.
• Gestion de l’inventaire de l’entrepôt.
• Dépôt de chèque en banque.

• Vous maitrisez le pack Office (Word, Excel, Powerpoint) ;
• Bilingue FR/ENG ;
• Team-player, vous êtes aussi capable d’avancer sur vos dossiers en toute autonomie ;
• Vous faites preuve d’organisation et de rigueur.